Onboarding & Offboarding: Der komplette Leitfaden für 2026

Was bedeutet Onboarding? – Definition auf Deutsch

Onboarding (deutsch: „an Bord holen") beschreibt den strukturierten Prozess, mit dem Unternehmen neue Mitarbeiter einarbeiten, integrieren und auf ihre Rolle vorbereiten. Die Onboarding Definition umfasst dabei weit mehr als eine klassische Einarbeitung: Es geht um die systematische Vermittlung von Unternehmenswissen, Kultur und Arbeitsabläufen.

Ein durchdachtes Onboarding-Konzept entscheidet maßgeblich darüber, wie schnell neue Kollegen produktiv werden – und ob sie langfristig im Unternehmen bleiben. Studien zeigen: Unternehmen mit einem strukturierten Onboarding-Prozess haben eine 82% höhere Mitarbeiterbindung.

Warum ein strukturierter Onboarding-Prozess entscheidend ist

Die versteckten Kosten schlechter Einarbeitung

Neue Mitarbeitende arbeiten in den ersten sechs Monaten durchschnittlich mit nur 50% ihrer Produktivität. Bei einem Jahresgehalt von 60.000 € bedeutet das: 15.000 € Produktivitätsverlust pro neuem Mitarbeiter – allein durch mangelhaftes Onboarding.

Doch der größte Kostenfaktor bleibt oft unsichtbar: Suchzeit. Jeder Mitarbeitende verbringt durchschnittlich 1,8 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen. Bei 100 Mitarbeitenden sind das über 4.000 Stunden pro Jahr.

Was ein guter Onboarding-Prozess leistet

Ein effektiver Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter:

• Verkürzt die Zeit bis zur vollen Produktivität
• Reduziert Suchzeiten durch zentralen Wissenszugang
• Stärkt die emotionale Bindung ans Unternehmen
• Senkt die Frühfluktuation in den ersten 12 Monaten
• Entlastet Führungskräfte und Kollegen

Der perfekte Onboarding-Plan: 5 Phasen

Ein erfolgreicher Onboarding-Plan gliedert sich in fünf Phasen:

Phase 1: Preboarding (vor dem ersten Arbeitstag)

• Willkommensmail mit ersten Informationen
• Zugang zu digitalen Ressourcen einrichten
• Arbeitsplatz und Equipment vorbereiten
• Buddy oder Mentor zuweisen

Phase 2: Erster Tag & erste Woche

• Persönliche Begrüßung und Vorstellungsrunde
• Einführung in Systeme, Tools und Strukturen
• Erste Orientierung im Unternehmenswissen
• Klärung von Erwartungen und Zielen
• Falls möglich gemeinsames Teamevent (und wenn es nur eine Woche mittags zusammen essen gehen ist)

Phase 3: Erste 30 Tage

• Vertiefung in Fachthemen und Prozesse - bspw. über KI-gestützte Simulationen
• Regelmäßige Check-ins mit der Führungskraft
• Zugang zu relevantem Unternehmenswissen – am besten über einen gut trainierten KI-Chatbot
• Shadowing anderer Kollegen
• Erste eigene Aufgaben und Projekte

Phase 4: 30–90 Tage

• Eigenständiges Arbeiten mit Unterstützung
• Feedback-Gespräche und Anpassungen
• Integration in Team und Unternehmenskultur - Events, Diskussionsrunde, Treffen mit anderen Personen auf anderen Bereichen bspw. über Lunch Roulette Sessions (den gesamten Prozess kennenlernen)
• Wissensaufbau durch strukturierte Ressourcen – adaptive Lernpfade

Phase 5: Abschluss & Übergang (nach 90 Tagen)

• Abschluss-Feedback zum Onboarding-Prozess
• Übergang in reguläre Mitarbeiterentwicklung
• Dokumentation von Learnings für künftige Onboardings
• Bereitstellung weiterer Lernmöglichkeiten
• Reguläre Feedbackgespräche und Retrospektiven im Team

Digitales Onboarding: Warum Unternehmen jetzt umstellen

Der Wandel zum digitalen Onboarding

Digitales Onboarding ist längst kein Trend mehr, sondern Standard. Besonders in Zeiten von Remote Work und verteilten Teams brauchen Unternehmen digitale Lösungen, um neue Mitarbeiter effizient einzuarbeiten – unabhängig von Standort und Arbeitszeit.

Moderne Onboarding-Software ermöglicht:

• Automatisierte Willkommens-Workflows
• Zentralen Zugriff auf Unternehmenswissen
• Selbstgesteuertes Lernen im eigenen Tempo
• Nachvollziehbare Fortschritte und Meilensteine
• Integration mit bestehenden HR-Systemen

Onboarding-Tools und Onboarding-Apps im Vergleich

Der Markt bietet zahlreiche Onboarding-Tools und Onboarding-Apps. Doch viele Lösungen konzentrieren sich nur auf administrative Prozesse wie Vertragsunterzeichnung oder Checklisten. Was oft fehlt: der Zugang zum eigentlichen Unternehmenswissen. Dem realen Wissen der Kolleginnen.

Hier setzt KlarBlick by eEight.io an: Als KI-gestütztes Wissensmanagement-Tool macht KlarBlick das gesamte Unternehmenswissen für neue Mitarbeitende zugänglich – von Tag 1 an. Statt stundenlang zu suchen oder Kollegen zu fragen, finden neue Mitarbeitende Antworten in Sekunden.

Onboarding-Software: Was KlarBlick anders macht

Das Problem klassischer Onboarding-Tools

Herkömmliche Onboarding-Software bietet oft:

• Checklisten zum Abhaken
• Dokumenten-Uploads
• Terminplanungen

Was fehlt: Der intelligente Zugang zu Wissen. Neue Mitarbeiter wissen nicht, wo sie suchen sollen – und fragen deshalb ständig Kollegen. Das kostet Zeit auf beiden Seiten.

Die KlarBlick-Lösung

KlarBlick füllt die Lücke intelligent und hilft beim Onboarding neuer Mitarbeiter durch:

• KI-gestützte Wissenssuche - Neue Mitarbeitende finden Antworten in Sekunden
• Zentrales Wissensportal - Alle Informationen an einem Ort
• Automatische Wissenserfassung - Expertenwissen wird systematisch dokumentiert
• Natürliche Sprachsuche - Fragen stellen wie an einen Kollegen
• Kontextbezogene Ergebnisse - Relevante Informationen statt Dokumentenflut

Das Ergebnis: Neue Mitarbeitende erreichen schneller volle Produktivität, erfahrene Kollegen werden entlastet, und wertvolles Wissen bleibt im Unternehmen.

Offboarding: Der unterschätzte Prozess

Was ist ein Offboarding-Prozess?

Während viele Unternehmen ihren Onboarding-Prozess optimieren, wird der Offboarding-Prozess oft vernachlässigt. Dabei ist strukturiertes Offboarding genauso wichtig: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, nehmen sie wertvolles Wissen mit. Besonders im Kontext des demografischen Wandels wird dieser Part immer wichtiger.

Offboarding bezeichnet den strukturierten Prozess beim Austritt eines Mitarbeiters – von der Kündigung bis zum letzten Arbeitstag und darüber hinaus.

Warum Offboarding so wichtig ist

Bei einer durchschnittlichen Fluktuationsrate von 10% verliert ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern jährlich 10 erfahrene Kollegen. Pro ausscheidendem Mitarbeiter gehen etwa 15.000 € bis 30.000 € an Wissenskapital verloren – das sind 150.000 € pro Jahr.

Ein professioneller Offboarding-Prozess hilft:

• Kritisches Wissen zu dokumentieren
• Übergaben strukturiert durchzuführen
• Beziehungen positiv zu beenden
• Rehiring-Optionen offenzuhalten

Die Offboarding Checkliste

Eine vollständige Offboarding Checkliste umfasst:

Administrativ

• Kündigungsbestätigung und Formalitäten
• Resturlaubsberechnung
• Zeugniserstellung
• Rückgabe von Equipment (Laptop, Schlüssel, Ausweise)
• Deaktivierung von Zugängen und Accounts

Wissenstransfer

• Dokumentation laufender Projekte
• Erfassung von Expertenwissen
• Übergabegespräche mit Nachfolger/Team
• Aktualisierung von Dokumentationen
• Sicherung von Kontakten und Beziehungswissen

Persönlich

• Offboarding-Gespräch mit Führungskraft
• Exit-Interview mit HR
• Verabschiedung im Team
• Feedback zum Unternehmen einholen
• Alumini-Netzwerk anbieten

Das Offboarding-Gespräch richtig führen

Das Offboarding-Gespräch (auch Exit-Interview) ist eine wertvolle Chance: Scheidende Mitarbeiter sprechen oft ehrlicher über Probleme und Verbesserungspotenziale.

Wichtige Fragen im Offboarding-Gespräch:

1. Was hat Ihnen am meisten an der Arbeit hier gefallen?
2. Was hätten wir besser machen können?
3. Wie bewerten Sie Ihren Onboarding-Prozess rückblickend?
4. Welches Wissen möchten Sie unbedingt weitergeben?
5. Würden Sie uns als Arbeitgeber weiterempfehlen?

Offboarding Mitarbeiter: Wissen sichern

Das größte Risiko beim Offboarding von Mitarbeitern ist der Wissensverlust. Erfahrene Kollegen haben oft jahrelang Expertise aufgebaut, die nirgends dokumentiert ist.

KlarBlick löst dieses Problem durch:

• Systematische Wissenserfassung während der gesamten Beschäftigung
• KI-gestützte Interviews zum Expertenwissen
• Automatische Dokumentation von Prozessen und Best Practices
• Wissenstransfer an Nachfolger über die Plattform

So bleibt kritisches Wissen im Unternehmen – auch wenn der Mitarbeiter geht.

Onboarding & Offboarding als Kreislauf denken

Warum Onboarding und Offboarding zusammengehören

Onboarding und Offboarding sind keine getrennten Prozesse, sondern zwei Seiten derselben Medaille. Was beim Offboarding an Wissen gesichert wird, beschleunigt das Onboarding des Nachfolgers. Und die Erfahrungen neuer Mitarbeiter im Onboarding verbessern künftige Prozesse.

Onboarding → Arbeitsphase → Offboarding → Wissenstransfer → Onboarding (Nachfolger)

Der Wissenskreislauf mit KlarBlick

KlarBlick verbindet Onboarding und Offboarding zu einem durchgängigen Wissenskreislauf:

1. Onboarding: Neue Mitarbeiter greifen auf dokumentiertes Wissen zu
2. Arbeitsphase: Mitarbeiter tragen eigenes Wissen bei
3. Offboarding: Expertenwissen wird systematisch erfasst
4. Transfer: Nachfolger profitiert vom gesicherten Wissen

Fazit: Digitales Onboarding und Offboarding als Wettbewerbsvorteil

Unternehmen, die ihren Onboarding-Prozess und Offboarding-Prozess professionell gestalten, gewinnen auf mehreren Ebenen:

✅ Neue Mitarbeiter werden schneller produktiv

✅ Erfahrene Kollegen werden entlastet

✅ Wertvolles Wissen bleibt im Unternehmen

✅ Die Mitarbeiterbindung steigt

✅ Die Kosten sinken messbar

KlarBlick by eEight.io ist die neuartige Onboarding-Software, die genau hier ansetzt: Als KI-gestütztes Wissensmanagement-Tool macht KlarBlick Unternehmenswissen zugänglich – für neue Mitarbeiter ab Tag 1, für ausscheidende Mitarbeiter zur Wissenssicherung, und für alle dazwischen.

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